Primero acuerda qué significa cada estado de inventario y fija una hora de corte común. Después concilia existencias físicas y registradas, pedidos abiertos, reservas, cancelaciones y movimientos pendientes; documenta la causa antes de ajustar el saldo.
¿Qué significa disponible frente a comprometido?
Acuerda el significado de los estados antes de comparar sistemas. Disponible puede representar unidades aceptadas y liberadas para asignación; comprometido suele referirse a reservas de pedidos u otras obligaciones. Cada operación debe definir cuándo nace y se libera una reserva.
El saldo físico no siempre coincide con lo que se puede prometer. Stock retenido, un pedido reservado o una devolución sin inspección pueden existir físicamente sin estar disponibles. No corrijas esas diferencias mediante un ajuste de cantidades sin revisar la causa.
¿Qué corte y fuentes deben coincidir?
Fija una hora y zona horaria de corte. Obtén saldos por SKU y ubicación, reservas, pedidos abiertos y movimientos pendientes a ese mismo momento. Si extraes un reporte antes de un despacho y otro después, puedes detectar una diferencia que solo es temporal.
Define identificadores que permitan seguir una orden entre canal, ERP y WMS. La integración ERP y WMS cubre el diseño del intercambio; esta auditoría revisa qué ocurrió con estados y reservas en un corte concreto.
¿Cómo conciliar reservas y movimientos?
| Elemento | Qué verificar |
|---|---|
| Existencia aceptada | Cantidad, ubicación y estado al corte |
| Pedidos abiertos | Orden vigente y cantidad pendiente |
| Reservas | ID único, cantidad y autorización |
| Cancelaciones | Liberación aplicada una sola vez |
| Movimientos | Despachos, devoluciones y transferencias pendientes |
Investiga reservas duplicadas, cancelaciones sin liberación y unidades en tránsito entre estados. Registra una causa por diferencia y evita compensar un exceso de un SKU con el faltante de otro. Mantén separadas las diferencias de estado y las de cantidad física.
¿Cuándo corregir el sistema y cuándo hacer conteo físico?
Si la evidencia muestra una reserva no liberada, corrige el evento mediante el procedimiento autorizado y conserva el historial. Si las cantidades físicas son inciertas, realiza una verificación dirigida de la referencia y ubicación. No uses ajustes manuales para ocultar una integración que sigue fallando.
Define responsable, corrección aprobada y nueva prueba de conciliación. Los conteos cíclicos aportan un control complementario, sin reemplazar el análisis de las reservas.
Mide diferencias pendientes, recurrencia por causa y pedidos afectados. Un saldo conciliado en una ocasión no demuestra que el flujo futuro esté controlado: verifica que el evento correcto se repita sin intervención extraordinaria.
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